¿CÓMO REALIZAR REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS?


Una de las inconformidades de la mayoría de los colaboradores es el tiempo que les consume asistir a juntas de trabajo frecuentes cuando tienen que cumplir con una fuerte carga de proyectos y actividades.

Revisando la Revista de Negocios de la Universidad de Harvard, me encontré algunas respuestas a las dudas más frecuentes que los emprendedores tienen sobre cómo realizar juntas eficaces.

1. ¿Cuándo convocar a una junta de trabajo?Antes de convocar a una reunión, piensa si realmente necesitas trabajar cara a cara con tus colaboradores. Una llamada, un reporte ejecutivo o un mail podrían darte la misma información, sin que hagas que tu gente interrumpa sus actividades.

2. ¿De qué hablar en una sesión de trabajo? Antes de citar a tus colaboradores, establece claramente el objetivo de la reunión. La junta fluirá mucho mejor si previo a la misma envías a los participantes una agenda con el objetivo y los principales puntos a tratar.

3. ¿Cómo organizar una reunión de trabajo? Si varios colaboradores tomarán la palabra en la reunión, te recomiendo que de antemano les des indicaciones sobre el asunto, orden y tiempo de su participación. Si requieres que los asistentes lean algún documento, envíales la información por lo menos tres días antes de la junta. Puedes establecer un reglamento muy sencillo que incluya, por ejemplo, que hay que llegar temprano, con la información leída, etc.

4. ¿A quiénes debo invitar a la reunión? Solo convoca a los colaboradores que estarán directamente involucrados en las decisiones que tomes o que tendrán alguna participación. Es mucho más dinámico y eficaz dirigir reuniones de trabajo con un promedio de 4-6 personas. Si requieres trabajar con un grupo grande, te recomiendo dividirlos en grupos más pequeños, ya sea por proyecto, gerencia, ubicación geográfica, etc.

5. ¿Cuál es el tiempo máximo de una reunión de trabajo? Esto varía de acuerdo a los objetivos de la sesión. Sin embargo, los expertos señalan que la concentración y la atención de las personas empieza a decrecer después de los 90 minutos.Si realmente necesitas una junta larga, te recomiendo que proporciones descansos de 10-15 minutos.

6. ¿Cómo lograr que los colaboradores cumplan lo acordado en una junta?Para comprometer a la gente a dar seguimiento a los puntos acordados, te propongo le pidas a alguien del equipo que elabore una minuta, especificando la tarea y el responsable de cumplirla. Al inicio de la siguiente reunión, da lectura a la minuta y solicita que cada participante te informe de sus acciones.

Espero que estos consejos te permitan tener juntas de trabajo más fructíferas y eficaces.

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